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Conditions Générales de Vente et d’Utilisation des services

Date de dernière mise à jour : 28/01/2025

 

Le présent document définit les conditions générales de vente des services mis à disposition par e-compagnon (SAS au capital variable, identifiée au Registre du Commerce et des Sociétés de BORDEAUX sous le numéro 927 636 134, numéro de TVA intracommunautaire FR45927636134, dont le siège social est situé 12 rue Tourat, 33000 BORDEAUX) et régit leur utilisation, en ce compris tout contenu et toutes fonctionnalités accessibles sur la Plateforme.

SECTION I – DEFINITIONS

Les noms et expressions définies ci-dessous ont, dans le cadre du présent Contrat, la signification suivante :

  • Abonnement : désigne le droit d’accès à un ou plusieurs services proposés en SaaS sur la plateforme des services mis à disposition par e-compagnon.
  • Administrateur : désigne toute personne physique désignée comme tel par le Client lors de l’inscription aux Services ou ultérieurement et chargée d’assurer la liaison entre e-compagnon SAS et les Utilisateurs.
  • Client : désigne toute personne physique ou morale ayant souscrit un Contrat avec e-compagnon SAS incluant le paiement d’un abonnement.
  • Contrat : désigne le document contractuel ou le Bon de Commande ainsi que toute commande ultérieure ou tout avenant.
  • RGPD : désigne le Règlement Général Européen pour la Protection des Données relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (2016/679) applicable dans l’Union Européenne.
  • Service(s) : désigne un logiciel développé pour la plateforme des services mis à disposition par e-compagnon et distribué par e-compagnon SAS (abonnement, support et maintenance, hébergement, et services additionnels définis dans le contrat).
  • Utilisateur(s) : désigne toute personne physique ayant été désignée comme utilisateur par le Client. L’utilisateur est identifié par son adresse email associé à un compte e-compagnon.

SECTION II. OBJET

Les présentes Conditions Générales de vente ont pour objet de définir les termes et conditions auxquels le-compagnon SAS fournit au Client un accès aux Services, et les termes et conditions auxquelles le Client accède et utilise ces Services. Tout accès aux Services suppose la connaissance des présentes conditions et leur acceptation par le Client.

Les présentes conditions sont accompagnées du Contrat. En cas de contradiction entre une ou plusieurs stipulations figurant dans l’un quelconque de ces différents documents, le contrat prévaudra.

SECTION III. DESCRIPTION DES SERVICES – DROITS D’UTILISATION – SUPPORT ET MAINTENANCE

Les Services fournis par e-compagnon SAS au Client sont définis dans le contrat ou le Bon de Commande et peuvent notamment comprendre :

  • L’accès à https://my.e-compagnon.com comprenant un service de support et de maintenance
  • Des prestations de services définies dans le Contrat.

e-compagnon SAS se réserve le droit, à tout moment de procéder à des modifications mineures ou des améliorations de tout ou partie des Services avec un préavis de 8 jours sans que le Client et l’Utilisateur ne puissent prétendre à une quelconque indemnité.

Sauf disposition expresse contraire, toute nouvelle caractéristique qui améliore ou augmente un ou plusieurs Services existants ou tout nouveau service en ligne distribué par e-compagnon SAS seront soumis au présent Contrat.

e-compagnon SAS concède au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utilisation des Services, pendant toute la durée du Contrat, conformément au Contrat et pour le monde entier.

Le Client ne pourra en aucun cas mettre les Services à disposition d’un tiers, et s’interdit strictement toute autre utilisation, en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste soit limitative.

Le service support permettant de traiter les anomalies est disponible du lundi au vendredi de 9h à 17h CET à contact@e-compagnon.com 

e-compagnon SAS ne garantit pas la correction d’anomalie dans les cas suivants :

  • refus du Client de collaborer avec e-compagnon SAS dans la résolution des anomalies
  • utilisation des Services de manière non conforme à leur destination
  • modification non autorisée des Services par le Client ou par un tiers
  • manquement du Client à ses obligations au titre du Contrat
  • implantation de tous progiciels, logiciels ou système d’exploitation non compatibles avec les Services
  • défaillance des réseaux de communication électronique
  • acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage
  • détérioration due à un cas de force majeure ou à une mauvaise utilisation des Services

SECTION IV. CONDITIONS D’ACCÈS AUX SERVICES

Le Client peut accéder aux Services après avoir signé un Contrat avec e-compagnon SAS et fourni les informations (sur les Utilisateurs et les sociétés) nécessaires à l’ouverture du Service et demandées par e-compagnon SAS.

L’utilisation des Services nécessite au préalable un accès à Internet, étant précisé que les éventuels frais correspondants, notamment les communications téléphoniques, sont à la seule charge du Client.

Un délai d’un (1) mois peut être nécessaire avant toute ouverture de droits par e-compagnon SAS.

SECTION V. CODES CONFIDENTIELS ET IDENTIFIANTS D’ACCÈS AUX SERVICES

Pour accéder aux Services, chaque Utilisateur devra disposer d’un compte e-compagnon actif. Si l’utilisateur n’en dispose pas, il recevra par email une invitation à ouvrir un compte. À ce moment, un précompte sera créé qui deviendra définitivement actif lors de la modification par l’utilisateur du mot de passe temporaire automatiquement créé.

L’utilisateur peut à tout moment modifier ses informations à partir du site https://my.e-compagnon.com. Une fois le compte actif, l’utilisateur dispose d’un identifiant (son adresse email) et d’un mot de passe qu’il aura défini lui-même.

e-compagnon SAS définit des profils d’accès aux services et aux données en fonction desquels seront déterminés les types de données et d’information auxquelles les Utilisateurs pourront avoir accès.

Dans ce cadre, le Client et ses Utilisateurs sont seuls responsables du caractère confidentiel de l’identifiant et des mots de passe et de toutes actions qui pourraient être faites sous ces identifiants et/ou mots de passe.

SECTION VI. AUDIT

e-compagnon SAS se réserve le droit, sous réserve d’en informer préalablement le Client par écrit en respectant un préavis de trente (30) jours, de procéder une fois par an à un audit pour vérifier que le Client fait une utilisation des services conforme aux conditions énumérées dans le Contrat.

Si l’audit révèle que le Client possède un nombre d’Utilisateurs supérieur à celui indiqué dans le Contrat, le Client s’engage à payer immédiatement à e-compagnon SAS, tout Utilisateur supplémentaire au tarif en vigueur.

SECTION VII. PRIX ET MODALITÉS DE PAIEMENT

Les prix des Services sont composés comme suit :

  1. Le prix de l’Abonnement mentionné dans le Contrat, comprenant :
    • Le prix d’Abonnement mensuel
    • Le prix des services de maintenance et de support mensuel
    • L’hébergement
  2. Les services additionnels définis dans le Contrat.

Les modalités de facturation sont les suivantes :

  • L’Abonnement est facturé tel que mentionné dans le Contrat
  • La première facturation intervient à l’ouverture des droits
  • Les prestations spécifiques sont facturées 100% à la commande

En cas de non-paiement dans les délais contractuels, toute somme impayée portera automatiquement intérêt au taux de trois (3) fois le taux de l’intérêt légal en vigueur.

SECTION VIII. MODIFICATIONS DU CONTRAT

Le Client peut modifier (augmentation du nombre d’Utilisateurs) les Services souscrits par simple demande. Cette modification prend effet immédiatement suivant la demande de modification et sa notification à e-compagnon SAS.

SECTION IX. DURÉE DU CONTRAT – RÉSILIATION

Le Contrat est conclu pour la durée définie dans le Contrat (la « Période Initiale »). Il est renouvelable par tacite reconduction dans les mêmes conditions et pour la même durée que la Période Initiale, sauf disposition contraire indiquée dans le Contrat.

Le Client peut résilier le Contrat par lettre recommandée avec avis de réception envoyée à e-compagnon SAS au moins deux mois avant l’échéance de la Période Initiale.

SECTION X. DÉCLARATIONS ET OBLIGATIONS DU CLIENT

10.1 Le Client s’engage à respecter notamment la réglementation applicable en matière de propriété intellectuelle, de protection des données personnelles et de respect de la vie privée.

10.2 Le Client déclare accepter les caractéristiques et les limites d’Internet, et en particulier reconnaît : avoir connaissance de la nature d’Internet et en particulier de ses performances techniques et des temps de réponse pour consulter, interroger ou transférer des informations ; que les données circulant sur Internet ne soient pas protégées notamment contre des détournements éventuels; que la communication éventuelle par le Client et ses Utilisateurs de mots de passe, codes confidentiels et d’une manière générale, toute information jugée par le Client « confidentielle » est faite à ses risques et périls ; que les données circulant sur Internet peuvent être réglementées en termes d’usage ou être protégées par un droit de propriété; que le Client et ses Utilisateurs sont seuls responsables de l’usage des données qu’ils consultent, interrogent et transfèrent sur Internet; qu’il appartient au Client de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger leurs propres données et/ou logiciels de la contamination d’éventuels virus circulant sur Internet.

10.3 En cas de violation par le Client ou ses Utilisateurs de l’une quelconque des obligations énoncées ci-dessus ou de l’une des dispositions du Contrat, e-compagnon SAS se réserve le droit de suspendre sans préavis l’accès aux Services.

SECTION XI. PROPRIÉTÉ

Les noms de domaines des sites exploités par e-compagnon SAS, les logos qui y sont associés et tous autres logos, noms de produits et services exploités par e-compagnon SAS sont propriété de e-compagnon SAS. Sans autorisation expresse de e-compagnon SAS, le Client s’engage à ne pas utiliser ou diffuser de quelque manière que ce soit les marques dont e-compagnon SAS est titulaire. – Les données appartenant au Client sur les sites exploités par e-compagnon SAS, sont et demeurent la propriété du Client. e-compagnon SAS s’engage à garder ces données confidentielles, à n’effectuer, en dehors des nécessités techniques, aucune copie des données, à n’en faire aucune utilisation autre que celle prévues pour l’exécution du présent Contrat.

SECTION XII. REVERSIBILITE

En cas de résiliation du Contrat pour quelque cause que ce soit, le Client pourra rapatrier à ses frais sur son propre système les données hébergées sur les sites exploités par e-compagnon SAS. e-compagnon SAS pourra assister le Client sur demande et moyennant facturation. A défaut, à la fin du Contrat pour quelque cause que ce soit, le Client n’aura plus accès aux Services et en conséquence aux données et informations hébergées par e-compagnon SAS.

SECTION XIII. QUALITÉ DES SERVICES

e-compagnon SAS s’engage à mettre en œuvre tous les moyens dont elle dispose pour assurer la permanence, la continuité et la qualité des Services. e-compagnon SAS se réserve cependant la faculté de suspendre l’accessibilité aux Services pour d’éventuelles interventions de maintenance ou d’amélioration afin d’assurer le bon fonctionnement des Services. Le Service est actif 24H/24H, 7J/7. En cas d’incident sur son réseau, e-compagnon SAS s’engage du lundi au vendredi de 9.30 heures à 17.30 heures à faire ses meilleurs efforts pour rétablir l’accès aux Services dans un délai de 24 heures. Ce délai court à compter de la notification de l’incident par le Client auprès de e-compagnon SAS.

SECTION XIV. GARANTIE D’ÉVICTION – RESPONSABILITÉ D’e-compagnon SAS

e-compagnon SAS déclare et garantit qu’il est titulaire de tous les droits de distribution des produits et services propriété de la société e-compagnon SAS qui lui permettent de conclure le Contrat. e-compagnon SAS déclare et garantit qu’à sa connaissance, les services ne sont pas susceptibles de porter atteinte aux droits des tiers. e-compagnon SAS est tenue au titre du Contrat à une obligation de moyens. e-compagnon SAS ne pourra, dans la limite du droit applicable, être tenu responsable d’aucun dommage direct ou indirect de quelque nature que ce soit (tels que le préjudice commercial ou financier, ou les pertes d’exploitation qui affecteraient le Client) résultant de toute impossibilité d’accès aux Services, de toute utilisation des Services, y compris toute perte de données, dès lors que le dommage ne résulte pas de la responsabilité directe et avérée judiciairement de e-compagnon SAS. En tout état de cause, la responsabilité de e-compagnon SAS ne pourra être engagée en cas de force majeure ou de faits indépendants de sa volonté. e-compagnon SAS ne pourra être tenue responsable en cas de poursuites judiciaires à l’encontre du Client du fait de son utilisation des Services, le Client étant l’unique responsable de la qualité, de la licéité, de la pertinence des informations, des données et de la documentation qu’il saisit dans les services fournis par e-compagnon SAS. e-compagnon SAS se réserve le droit de porter plainte contre le Client et/ou les Utilisateurs qui ne respecteraient pas ces conditions d’utilisation. e-compagnon SAS n’exerce aucun contrôle sur les services offerts par ses partenaires et sur les données et la documentation intégrées dans les services mise à disposition par e-compagnon SAS . En conséquence, e-compagnon SAS ne pourra être tenue pour responsable en cas de défaut de fiabilité ou d’authenticité de ces informations, données ou de cette documentation, ni en cas de préjudice subi par le Client du fait de l’utilisation de ces services. Dans l’hypothèse où la responsabilité de e-compagnon SAS serait retenue, l’indemnisation du préjudice subi par l’Utilisateur du fait de e-compagnon SAS ne pourra, en tout état de cause, excéder un montant équivalent à un (1) an d’abonnement HT.

SECTION XV. DONNÉES PERSONNELLES

XV.I Les données personnelles recueillies sur le Client à l’occasion de l’inscription, de l’Abonnement ou de l’utilisation du Service, sont soumises aux dispositions du règlement général européen pour la protection des données à caractère personnel (RGPD). Ces données sont collectées dans le cadre de l’utilisation des Services et pour les seules finalités relatives à la réalisation de ces Services. Les données du Client et des Utilisateurs ne font pas l’objet d’un transfert hors de l’Union Européenne; sont communiquées par e-compagnon SAS à ses prestataires aux seules fins d’exécution des Services ; et seront conservées pour une durée conforme à la réglementation applicable. Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées bénéficient d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement et à la portabilité de leurs données personnelles, ainsi que du droit de définir les directives relatives à leur gestion après leur décès qu’elles peuvent exercer sur demande écrite adressée au responsable de traitement : e-compagnon SAS – 12 rue Tourat, 33000 BORDEAUX ou par email à : contact@e-compagnon.com.

XV.2 Dans le cadre des Services, des documents contenant des données à caractère personnel collectées par le Client et/ou l’Utilisateur (nom, prénom, coordonnées des parties…) seront par ailleurs hébergées sur la plateforme des services mise à disposition par e-compagnon SAS, notamment sur https://my.e-compagnon.com. Le Client est responsable de ces traitements et s’engage à respecter la réglementation applicable aux données à caractère personnel et plus particulièrement RGPD. Le client reconnaît et accepte que e-compagnon SAS traite les données hébergées en son nom et sur ses instructions afin d’exécuter ses obligations, en qualité de sous-traitant au sens de la réglementation. Si le Client utilise les services afin de traiter d’autres catégories de données à caractère personnel ou pour d’autres traitements ou finalités, le Client le fait à ses risques et périls et e-compagnon SAS ne pourra être tenue pour responsable en cas de manquement à la réglementation. Ces données seront conservées pour la seule durée nécessaire au traitement de ces données au regard de la réglementation applicable. A cet effet, il est stipulé que le Client a la faculté de supprimer les données et documents hébergés sur la plateforme des services mise à disposition par e-compagnon SAS, notamment sur https://my.e-compagnon.com. A tout moment. e-compagnon SAS fournira sur demande du Client toute information nécessaire pour démontrer le respect des obligations prévues aux présentes.

XV.3 Respect des instructions du Client et de la réglementation par les parties :

Dans le cadre de ce traitement, e-compagnon SAS s’engage à : 

– traiter les données à caractère personnel collectées dans le cadre strict et nécessaire de la plateforme des services mise à disposition par e-compagnon SAS, notamment sur https://my.e-compagnon.com et, d’une manière générale, à n’agir que sur la seule instruction documentée du Client;

– veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel;

– prendre toutes les mesures requises afin d’assurer la sécurité du traitement;

– aider le Client, dans toute la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits;

– aider le Client à garantir le respect des obligations relatives à la sécurité des données à caractère personnel telles que prévues aux articles 32 à 36 du RGPD;

– mettre à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations;

– informer immédiatement le Client si, selon lui, une instruction constitue une violation du RGPD ou d’autres dispositions relatives à la protection des données.

Le Client s’engage à respecter la législation relative à la protection des données et notamment à :

– collecter les données à caractère personnel de manière loyale et transparente;

– permettre aux personnes concernées d’exercer l’intégralité de leurs droits (droit d’accès, d’opposition, de rectification, droit à l’oubli…) conformément au RGPD;

– informer e-compagnon SAS d’une demande d’exercice de ses droits par une personne, lorsque son intervention est nécessaire, dans un délai de 72 heures;

– mettre en place les mesures techniques et organisationnelles utiles afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel, et notamment, protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, ainsi que, contre toute forme de traitement illicite.

L’Utilisateur garantit que les instructions qu’il communique à e-compagnon SAS seront conformes à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et s’engage à ne pas mettre e-compagnon SAS en situation de manquement à ses obligations contractuelles et au droit applicable en la matière.

XV.4 Sécurité, confidentialité, violation et destruction des données

e-compagnon SAS s’engage également à :

– prendre toutes précautions utiles afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel, et notamment, empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés, et plus généralement, à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et d’organisation appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, ainsi que, contre toute forme de traitement illicite, étant précisé que ces mesures doivent assurer, un niveau de sécurité approprié au regard des risques présentés par les traitements et la nature des données à protéger;

– notifier au Client toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, notamment afin de permettre au Client de se conformer à l’obligation de notifier à l’autorité de contrôle compétente toute violation de données dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, telle que visée à l’article 33 du RGPD;

– mettre en place une assistance adaptée, aux frais du Client, telles que les mesures nécessaires à la protection des données à caractère personnel en cas de violation des données;

– selon le choix du Client et à ses frais, supprimer toutes les données à caractère personnel ou les renvoyer au Client au terme du Contrat dans les conditions précisées à l’article XII, et détruire les copies existantes, à moins que la législation en vigueur n’exige la conservation des données à caractère personnel.

XV.5 Preuve de conformité

L’Utilisateur reconnaît que les ressources mises en œuvre dans le cadre de la plateforme des services mise à disposition par e-compagnon SAS, notamment sur https://my.e-compagnon.com par e-compagnon SAS constituent des garanties suffisantes de la conformité de e-compagnon SAS et de ses services à la réglementation. e-compagnon SAS fournira sur demande du Client toute information nécessaire pour démontrer le respect des obligations prévues aux présentes. A défaut, ou si le Client estime raisonnablement nécessaire d’effectuer un audit de la solution e-compagnon SAS conformément à la réglementation et au Contrat, e-compagnon SAS accepte un tel audit effectué par un auditeur indépendant réputé, ne concurrençant pas les activités de e-compagnon SAS, dans la limite d’un audit par an. Cet auditeur indépendant est choisi par le Client et accepté par e-compagnon SAS. Il possède les qualifications professionnelles requises et est soumis à un accord de confidentialité. Les parties reconnaissent que tous rapports et informations obtenus dans le cadre de cet audit sont des informations confidentielles. La date de début de l’audit, la durée et le périmètre de l’audit sont définis d’un commun accord par les parties avec un préavis minimum de 30 jours ouvrés. L’audit ne peut être effectué que durant les heures d’ouverture de e-compagnon SAS ou de ses sous-traitants et d’une façon qui ne perturbe pas l’activité de e-compagnon SAS. L’audit ne comporte pas d’accès à tous systèmes, informations ou données non liées aux traitements effectués en vertu de la plateforme des services mise à disposition par e-compagnon SAS, notamment sur https://my.e-compagnon.com ni d’accès physique aux serveurs sur lesquels est sauvegardée la solution. Le Client prend à sa charge tous les frais occasionnés par l’audit, incluant de manière non limitative les honoraires de l’auditeur, et rembourse à e-compagnon SAS toutes les dépenses et frais occasionnés par cet audit, y compris le temps consacré à l’audit en fonction du taux horaire moyen du personnel de e-compagnon SAS ayant collaboré à l’audit.

XV.6 Sous-traitance

Le Client autorise expressément la gestion de données à caractère personnel relatives à ce traitement par des sous-traitants et confère à e-compagnon SAS une autorisation générale de recruter tout sous-traitant ultérieur de son choix. e-compagnon SAS informera l’Utilisateur de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants afin de lui permettre d’émettre des objections à l’encontre de ces changements. L’Utilisateur peut s’opposer à un tel ajout ou remplacement en notifiant e-compagnon SAS par écrit dans les quinze (15) jours suivant la réception de l’avis envoyé par e-compagnon SAS. Dans le cas où, pour des raisons valables et objectives, le Client s’oppose à la désignation d’un sous-traitant ultérieur, celui pourra mettre fin au Contrat par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception et moyennant le respect d’un préavis de 30 jours. e-compagnon SAS s’engage à ce que ses propres sous-traitants respectent les mêmes obligations en matière de protection de données et notamment qu’ils présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences du RGPD.

XV.7 Transferts de données personnelles hors de l’UE

L’Utilisateur accepte que les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la Plateforme puissent être transférées hors de l’Espace Economique Européen (EEE). En toute hypothèse, e-compagnon SAS s’engage à effectuer des transferts conformément à la réglementation applicable, c’est-à-dire en transférant des données soit vers des pays reconnus par la Commission Européenne comme assurant un niveau de protection adéquate ou bien en utilisant des mécanismes de transferts validés et reconnus par ladite réglementation en matière de protection des données à caractère personnel.

SECTION XVI – COMMUNICATION

Les parties acceptent de publier un communiqué de presse commun annonçant la signature du présent Contrat. Chaque partie accorde à l’autre le droit d’utiliser son nom et son logo dans tous ses documents commerciaux et marketing ainsi que sur son site Internet.

SECTION XVII. FORCE MAJEURE

Aucune des Parties ne sera tenu pour responsable vis-à-vis de l’autre Partie de la non-exécution, de l’exécution partielle ou des retards dans l’exécution d’une obligation du Contrat qui seraient dus à la survenance d’un cas de force majeure habituellement reconnu par la jurisprudence de la Cour de Cassation. Le cas de force majeure suspend les obligations de la partie nées du Contrat pendant toute la durée de son existence.

SECTION XVIII – MODIFICATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES

Dans l’hypothèse où e-compagnon SAS apporterait des modifications aux présentes Conditions Générales de Vente, elle en notifiera le Client par écrit avec un préavis de deux (2) mois avant l’entrée en vigueur desdites modifications.

SECTION XIX. DIVERS